با حضور مدیران و مسئولین مرتبط در شهرداری یزد و مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ی ملی استان اولین جلسه تبیین دستور العمل تعیین تکلیف اسناد و مدارک راکد شهرداری برگزار شد.
با حضور سید محمد علی شبانی مدیر نوسازی و تحول اداری شهرداری یزد، علی عبداللهی مدیریت سرمایه انسانی شهرداری، سعید زارع مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ی ملی استان و مسئولین اسناد دو مجموعه اولین جلسه تبیین دستور العمل تعیین تکلیف اسناد و مدارک راکد شهرداری در محل شهرداری برگزار شد.
در این جلسه سعید زارع پس از تبیین دستور العمل تعیین تکلیف اسناد و مدارک راکد شهرداری ها و با بیان اینکه سازمان اسناد و كتابخانه ي ملي جمهوري اسلامي ايران در اجراي ماده ۱ قانون اسناد ملي ايران، مواد ۳۹ و ۴۰ ديوان محاسبات كشور، مواد ۵۴۴ و ۵۴۶ قانون مجازات اسلامي، آيين نامه حفاظت از اسناد و مدارك طبقه بندي شده كشور و تصويب نامه شوراي عالي اداري مكلف به جمع آوري و حفظ اسناد ملي، هويتي، اداري و ميراث مكتوب ايران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرايط و امكانات مناسب براي دسترسي عموم به اين اسناد و همچنين صرفه جويي در هزينه هاي دولت از طريق تمركز پرونده هاي راكد وزارتخانه ها و موسسات دولتي و وابسته به دولت شده است، لذا امحاي اوراق زائد در ۴ حوزه ي مالي، اداري، طبقه بندي و قضايي چه به صورت فیزیکی و چه اسناد الکترونیکی از وظایف حاکمیتی محوله به این سازمان مي باشد و کلیه وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت مکلفند کلیه اسناد و پرونده های راکد را که احتیاجی به نگهداری آنها در سازمان های مربوط نیست، برای نگهداری به سازمان اسناد و کتابخانه ملی بسپارند افزود: تعیین تکلیف اوراق راکد دستگاه ها اجرایی علاوه بر هویت دهی به این اسناد از نظر تاریخی، فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و …در سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای دستگاه مصونیت قضایی به بار می آورد و دستگاه را از پاسخگویی به نهادهای نظارتی مبرا می سازد . وی ادامه داد: اسناد اشاره شده شامل کلیه اوراق، مراسات، دفاتر، پروند ه ها، عکسها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فيلم ها، میکروفيلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.
در ادامه پس از ارائه ی موضوعات مرتبط با تعیین تکلیف اسناد و مدارک شهرداری توسط سید محمد علی شبانی مدیر نوسازی و تحول اداری و علی عبداللهی مدیریت سرمایه انسانی شهرداری بازدیدی از مجموعه ی آرشیو شهرداری صورت گرفته و راهنمایی های لازم انجام شد.
در پایان این جلسه مقرر شد دوره ی آموزشی و توجیهی برای مسئولین مرتبط در شهرداری در این خصوص برگزار گردد
